Должны в закрытой секции, подальше от любопытных глаз и ушей, чтобы из подслушанных обрывков разговоров не сформировалось ложное мнение о ком-то. Только на прошлой неделе руководство само нас пересадило в закрытую секцию, причем я об этом не просила (служба организована всего 4 месяца).
I never make the same mistake twice.I make 5 or 6 times, just to be sure.
Зашел у нас спор, могут ли внутренние аудиторы (работающие или пытающиеся работать в соответствии с международными Стандартами) сидеть в открытой зоне (open area), то есть одном помещении с сотрудниками других подразделений, например, финансовым подразделением?
Василий, в жизни бывало и так и так. На мой взгляд, нахождение СВА в открытой зоне накладывает ряд ограничений на рабочий процесс. (например, обсуждение рабочих моментов "смотри, мне кажется документы рисованные" и т.д. приходится делать с оглядкой, к тому же возникает этический вопрос - если видишь как что-то происходит не так - вмешаться и стать "текущим контролем"?). Я за отдельное помещение, но в нынешнее время, с экономией затрат на аренду, как получится. Сейчас, со мной в комнате сидит начальник корп. кредитования, и у нас количество услуг по консультированию значительно возрастает и принимает менее формальный характер. 8-)
Считаю, что ВА, а также другие контрольные службы должны работать в отдельных помещениях. Иначе нарушается один из четырех основных принципов ВА – конфиденциальность. В ходе работы приходится рассматривать больших, уважаемых людей, делать предположения, версии, то есть просматривать риски. После сбора информации оказывается, что этот человек и его работники чисты как стеклышко. Но представьте, что кто-то услышал обрывок дискуссии и разнес это по сарафанному радио…
Коллеги, мнение о сохранности конфиденциальной информации, которую можно обеспечить легче в выделенных закрытых помещениях, я, конечно же, поддерживаю.
С другой стороны, мы забываем, что заданный вопрос в большей степени связан не с внутренним аудитом, а с общими подходами, преимуществами и недостатками open area.
Откровенно говоря, все доводы, которые были приведены здесь выше, могут быть отнесены к очень большому количеству структурных подразделений, как например, безопасность, бухгалтерия, закупщики, финансовый контроль, стратегия и пр.
Кроме того, никто не мешает, в открытых офисах держать действительно секретную информацию в сейфах, или хотя бы в закрытых ящиках. А чаще всего, мы например работаем со сканированными документами в электронном виде, или я не прав и у вас вся информация распечатывается и огромный объем печатных документов?
Одновременно, если нужны встречи с высшим менеджментом, можно использовать переговорные, можно прийти к руководству самому, а еще никто нее мешает обособить кабинет руководства внутреннего аудита (ведь вряд ли у вас рядовой исполнитель – аудитор встречается с высшими руководствами предприятия?).
C другой стороны, определенные ограничения по территориальному размещению, конечно целесообразны - не стоит размещать внутренних аудиторов на проходных местах и пр. Желательно обеспечить возможность распечатывания документов (при необходимости) не на общих сетевых принтерах, а так, чтобы информация не могла случайным образом могла бы быть подобрана у «кучи бумаги возле шредера».
Но, господа, это уже другие условия, так сказать, механика, и она не связана непосредственно с закрытыми кабинетами аудиторов...
В науке нет широкой столбовой дороги, и только тот может достигнуть ее сияющих вершин, кто, не страшась усталости, карабкается по ее каменистым тропам.
согласно американским стандартам - там вообще никто не сидит за закрытыми дверями. у всех open space, только перегородки примерно с человеческий рост или чуть ниже, чтобы не мешали проходящие люди. даже у генерального директора. а если нужно вести конфиденциальные беседы, то используют переговорные. вопрос только в наличии в компании переговорных. если их нет, то лучше, наверное, иметь отдельное помещение.
Мы сидим в open area, более того, не на соседних местах в финансовом департаменте. Из преимуществ: - доступна "фоновая" информация о деятельности компании; - "легкое" взаимодействие с сотрудниками внутри финансового департамента;
Из недостатков: -вовлеченность в текущие дела финансов в качестве экспертов по разного рода вопросам, от финансовых моделей до excel.
У менеджера, естественно, свой кабинет.
Для конфиденциальных переговоров используем переговорные комнаты, документы, если нужно убираем в шкаф под ключ, хотя таких печатных документов минимальное количество.
Четких правил по размещению внутреннего аудита в компании нет.